Eigen regie bij werkdruk: weten wat gezond is, betekent nog niet dat medewerkers ernaar kunnen handelen

Wanneer de druk oploopt

Druk hoort bij werken. Een acute situatie in de zorg, een ingewikkeld gesprek of een belangrijke deadline vraagt tijdelijk iets extra’s. De activatie die daarbij ontstaat, kan functioneel zijn. Ze helpt mensen om alert, scherp en gefocust te reageren.

Het wordt anders wanneer die activatie gedurende de werkdag onvoldoende afneemt en herstel steeds verder naar de achtergrond verdwijnt.

Onder druk verandert namelijk ook hoe mensen functioneren. De aandacht kan versmallen, het tempo gaat omhoog en gedrag wordt gemakkelijker automatisch.

Iemand die gewend is verantwoordelijkheid te nemen, neemt nóg iets extra’s op zich. Iemand die geneigd is door te gaan, gaat door. En een professional die anderen vooropstelt, merkt de eigen behoefte aan herstel mogelijk pas veel later op.

Juist betrokken professionals kunnen daardoor lange tijd uitstekend blijven functioneren, terwijl de ruimte om tussentijds terug te schakelen steeds kleiner wordt. Kennis over gezond werken is op zo’n moment niet altijd voldoende.

Weten, herkennen en kunnen handelen

Daarom maak ik bij eigen regie onderscheid tussen drie stappen.

Weten
Een medewerker begrijpt wat werkdruk, stress en herstel betekenen en weet bijvoorbeeld dat pauzes, grenzen en herstel belangrijk zijn.

Herkennen
De medewerker merkt tijdens het werk daadwerkelijk op wat er gebeurt wanneer de druk stijgt. Bijvoorbeeld een veranderende ademhaling, meer spierspanning, minder overzicht, sneller praten, prikkelbaarder reageren of de neiging om zonder pauze door te gaan.

Kunnen handelen
De medewerker heeft vervolgens mogelijkheden om daar iets mee te doen. Vertragen, spanning reguleren, een herstelmoment nemen, een grens aangeven of herkennen dat ondersteuning nodig is.

Daar zit voor mij een belangrijk deel van eigen regie.

Niet alleen achteraf kunnen constateren dat de grens is overschreden, maar tijdens de werkdag eerder herkennen wat er gebeurt en weten welke mogelijkheden er zijn om bij te sturen.

Eigen regie betekent niet dat werkstress een individueel probleem wordt

Daarbij is een belangrijk onderscheid nodig. Meer eigen regie betekent niet dat de verantwoordelijkheid voor werkstress bij de medewerker komt te liggen.

Een zorgprofessional kan leren spanning beter te reguleren, maar lost daarmee een structureel tekort aan personeel niet op. Een docent kan grenzen eerder herkennen, maar verandert daarmee geen volle roosters, toenemende administratieve belasting of ingewikkelde situaties met leerlingen en ouders.

De omstandigheden waarin mensen werken blijven ertoe doen.

Werkdruk, bezetting, cultuur, leiderschap en de ruimte die er daadwerkelijk is voor herstel vragen aandacht van de organisatie. Tegelijkertijd kan een medewerker vaardigheden ontwikkelen om beter om te gaan met wat er tijdens een werkdag gebeurt.

Die twee perspectieven bestaan naast elkaar.

Eigen regie zonder een gezonde werkomgeving legt te veel verantwoordelijkheid bij de medewerker. Een gezonde werkomgeving zonder aandacht voor eigen regie laat tegelijkertijd een belangrijke mogelijkheid onbenut.

Juist de combinatie is interessant voor duurzame inzetbaarheid.

Eigen regie vraagt ook om ruimte

Dat betekent dat HR en leidinggevenden verder kunnen kijken dan de vraag of medewerkers voldoende kennis hebben over vitaliteit. Want zeggen dat iemand op tijd pauze moet nemen, grenzen moet aangeven of aan de bel moet trekken, betekent nog niet dat dit in de praktijk ook gebeurt.

Is er tijdens een volle dienst daadwerkelijk ruimte om even terug te schakelen? Wat gebeurt er wanneer iemand aangeeft dat de belasting te hoog wordt? En welk gedrag wordt binnen een team gewaardeerd: goed voor zichzelf zorgen, of altijd beschikbaar zijn en doorgaan?

Dat laatste speelt juist in organisaties waar betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel groot zijn.

Mensen gaan niet altijd over hun grenzen omdat het werk hen niets kan schelen. Soms gebeurt het tegenovergestelde. Ze gaan door omdat de cliënt, leerling, collega of publieke taak hen veel waard is.

Eigen regie vraagt daarom niet alleen om vaardigheden bij de medewerker, maar ook om een werkomgeving waarin die vaardigheden gebruikt kunnen worden.

Van weten naar daadwerkelijk kunnen

Daar komt nog iets bij. Een losse workshop of vitaliteitsbijeenkomst kan nieuwe inzichten geven, bewustwording creëren en mensen iets laten ervaren. Dat kan waardevol zijn. Maar iets één keer begrijpen of ervaren betekent nog niet dat het beschikbaar is wanneer de werkdruk hoog is.

Vaardigheden ontwikkelen vraagt herhaling en toepassing in de context waarin ze uiteindelijk nodig zijn. Onderzoek naar gedrags- en gewoontevorming laat zien dat herhaling in een herkenbare context helpt om gedrag steeds gemakkelijker beschikbaar te maken. Hoe dat proces verloopt, verschilt per persoon.

Voor stressregulatie betekent dit in mijn werk: herkennen, ervaren, oefenen, toepassen en herhalen.

Niet alleen kunnen vertragen in de rust van een training, maar leren opmerken wat er gebeurt wanneer de agenda uitloopt, een gesprek anders verloopt dan verwacht of de volgende taak alweer aandacht vraagt.

Juist daar ontstaat de vertaalslag naar de werkpraktijk.

De ademhaling als praktische ingang

Ademhaling kan binnen dat proces een praktische ingang zijn. De ademhaling beweegt mee met fysiologische activatie en kan daardoor informatie geven over wat er op dat moment in het lichaam gebeurt. Tegelijkertijd kan de ademhaling bewust worden beïnvloed.

Daarmee kan zij zowel helpen bij het herkennen van oplopende activatie als bij het ondersteunen van terugschakelen. Niet om werkdruk weg te ademen, maar als direct beschikbaar instrument waarmee medewerkers leren invloed uit te oefenen op hun eigen regulatie.

Het doel is dus niet alleen een ademhalingsoefening kunnen uitvoeren. Het gaat om het vermogen om tijdens het werk eerder op te merken: wat gebeurt er bij mij, wat heb ik nodig en wat kan ik op dit moment doen?

Eigen regie als onderdeel van duurzame inzetbaarheid

Wanneer organisaties investeren in vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, is kennis een belangrijk begin.

Maar de volgende stap is minstens zo interessant: wat kunnen medewerkers met die kennis wanneer het werk daadwerkelijk veel van hen vraagt?

Herkennen zij wat er bij henzelf verandert wanneer de druk stijgt? Hebben zij mogelijkheden om daarop te reageren? Hebben zij voldoende geoefend om die vaardigheden ook tijdens een drukke werkdag toe te passen? En biedt de organisatie voldoende ruimte om dat daadwerkelijk te doen?

Niet alle druk hoeft weg. Werk mag uitdagen en tijdelijk veel vragen. Maar medewerkers kunnen wel leren beter te schakelen tussen activatie, focus en herstel. Wanneer de werkomgeving daar ook ruimte voor biedt, ontstaat er meer eigen regie over wat er gebeurt wanneer de druk oploopt.

Dat roept voor organisaties een interessante vraag op: leren medewerkers vooral wat gezond werken is, of ontwikkelen zij ook het vermogen om ernaar te handelen wanneer het werk daadwerkelijk veel van hen vraagt?